Trăm nghe không bằng một thấy.
(Ngạn ngữ Nga)
Nói chung, hình thức yếu nhất của truyền thông là chỉ sử dụng tiếng nói suông. Nếu bài nói chuyện của bạn được khuyếch đại bởi một micrô hay được hỗ trợ bởi các phương tiện nghe nhìn khác, nó có thể lôi cuốn thêm sự chú ý rất nhiều và ‘nắm’ được thính giả. Thật vậy, người ta nói rằng nếu bạn vừa nói vừa cho xem, cử toạ của bạn sẽ học được gấp đôi.
NGHE – MICRÔ
Micrô là một thiết bị tuyệt vời để khuyếch đại và ngay cả để điều chỉnh tiếng nói của bạn. Tuy nhiên, để sử dụng micrô cách hiệu quả, cần lưu ý một số điều.
* NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM VÀ NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM
- Đừng thử micrô trước mặt thính giả. Tôi thấy nhiều diễn giả thổi phù phù vào micrô, gõ gõ đầu micrô, búng ngón tay lách tách và thậm chí phát ra những âm ‘cục cục’. Có người thì bắt đầu bằng cách nói “1… 2… 3… 4 … 5… thử máy.” Đây là điều tối kỵ cho một diễn giả. Mọi sự kiểm tra micrô phải được làm trước khi thính giả đến. Hơn nữa, việc thổi vào micrô hay gõ đầu nó có thể làm hỏng sự liên kết tinh thể rất mỏng mảnh bên trong micrô.
- Nếu bạn nhận micrô từ tay của người dẫn chương trình, thì micrô chắc hẳn đang ở chế độ mở, tuy nhiên, bạn cũng cần liếc nhìn để kiểm tra cho chắc. Rồi bạn bắt đầu nói vào micrô và để ý nghe âm vọng của nó. Nếu bạn không nghe thấy âm vọng, thì micrô đang ở chế độ tắt. Nếu bạn không chắc, hãy hỏi thính giả xem họ có nghe rõ hay không. Điều này cho thấy bạn rất quan tâm đến thính giả.
- Đừng giữ micrô quá gần miệng. Làm thế, tiếng của bạn sẽ bị nghẹt và sẽ có những âm ‘phù phù’ khiến thính giả khó chịu. Cách chung, nên giữ micrô ở khoảng cách 15 cm và chếch một góc 45 độ.
- Thính giả phải luôn luôn có thể nhìn thấy miệng của bạn. Đừng ép micrô sát vào ngực, cũng không để dưới môi và ấn vào cằm. Một số người thậm chí vung micrô như hiệp sĩ vung gươm. Bạn hãy luôn luôn nói vào micrô, đừng bao giờ bỏ micrô mà nói ‘chay’.
- Đừng cầm micrô bằng cả hai tay. Điều này chỉ đôi khi được làm bởi các ca sĩ nhạc pop.
- Đừng múa micrô từ bên này sang bên kia. Hãy giữ chặt nó trong một tay. Tay kia giữ lấy dây của micrô - nhưng bạn đừng bao giờ đùa nghịch với dây micrô, nếu không muốn làm thính giả mất tập trung.
- Nếu bạn muốn nói thì thầm một điều gì đó, hãy đưa micrô vào sát gần miệng hơn; rồi nếu bạn muốn cất cao giọng lên, hãy kéo micrô ra xa hơn.
- Nếu bạn gặp một micrô có chân, hãy thử gỡ micrô ra khỏi chân đế của nó. Một micrô gắn chặt vào chân sẽ giới hạn không gian của bạn rất nhiều – nhất là khi bạn đứng sau một chiếc bục.
- Điều rất quan trọng phải lưu ý là khi sử dụng một micrô có chân đế, bạn phải bảo đảm rằng nó ở cách miệng bạn 15 cm, với một góc 45 độ. Nhiều khi tôi thấy có diễn giả phải rụt vai xuống hay gập đầu gối lại để đưa miệng đến vừa tầm với chiếc micrô. Nhiều người khác, dáng thấp bé, phải rướn lên đứng trên mũi giày, mới có thể với tới tầm chiếc micrô. Bạn hãy dành thì giờ để điều chỉnh trước, sao cho micrô vừa tầm của bạn. Và nhớ rằng đó cũng là bổn phận của bạn đấy.
BĂNG CÁT-XÉT, ĐĨA CD
Những công cụ này có thể được sử dụng để hỗ trợ cho bài nói chuyện của bạn, khi bạn muốn giới thiệu một clip tiếng nói, một mẩu quảng cáo hay một bài hát… Qui tắc là: phải liệu sao cho ngắn.
NHỮNG PHƯƠNG TIỆN NGHE NHÌN
Các phương tiện nghe nhìn làm cho một bài nói chuyện đạt hiệu quả hơn. Chúng phụ giúp cho lời nói. Có rất nhiều loại phương tiện nghe nhìn mà những người nói trước công chúng ngày nay có thể sử dụng. Việc chọn phương tiện nào tuỳ thuộc vào qui mô và loại thính giả.
Đối với những cử toạ nhỏ (từ 15 tới 30 người), thì bảng viết, bộ tranh minh hoạ, đèn chiếu, biểu đồ, posters, máy chiếu LCD, các video clip ngắn … có thể được sử dụng. Hiện nay, việc trình bày bằng PowerPoint ngày càng trở nên phổ biến hơn. Kỹ thuật đa năng này, sử dụng một máy chiếu LCD nối với một máy tính xách tay, có thể là công cụ đắc lực nhất cho một người nói trước công chúng. Máy chiếu LCD cũng có thể được nối với một đầu video hay một camera.
Đối với những cử toạ đông đảo, nên dùng một màn hình cực lớn để trình bày bằng PowerPoint hay chiếu phim.
Bạn luôn luôn phải liệu sao để việc trình bày bằng các phương tiện nghe nhìn diễn ra ngắn thôi. Và phải biết dùng đúng lúc thích hợp nhất.
Điều quan trọng là đừng quá lạm dụng nó. Chẳng hạn, với 30 phút của bài nói chuyện thì bạn không nên dùng các phương tiện hỗ trợ nói trên quá 10 phút.
Cũng đừng bao giờ để cho các phương tiện nghe nhìn ấy lấn át bài nói chuyện của bạn. Thính giả đến để nghe bạn nói chứ không phải để xem video.
Đối với những cử toạ không đông đảo lắm, tôi thường dùng tối đa là 3 loại phương tiện hỗ trợ trong một bài nói chuyện – bảng viết, máy chiếu và VCR-TV. Việc dùng các phương tiện truyền thông đa năng là một phương pháp trực quan. Nó cho phép thính giả nghe, thấy và cảm xúc. Bạn càng kích thích được nhiều cảm quan, bài nói chuyện của bạn càng đạt hiệu quả.
Ngày nay bạn có thể dùng công nghệ tiên tiến để trình bày các chương trình PowerPoint. Bạn có thể thay thế bảng, biểu, màn hình TV… với chỉ một máy chiếu LCD nối vào máy tính của bạn.
Tuy nhiên, công nghệ mới này chưa phổ biến rộng tại những nước đang phát triển. Nó vẫn còn khá giới hạn trong các đô thị. Bảng viết (trắng hay đen), posters, biểu đồ… vẫn còn được dùng rộng rãi ở nhiều nơi.
Nhưng nói cho cùng, tất cả những công cụ nói trên không thay thế được cho chính người nói chuyện.
HƯỚNG DẪN CÁCH DÙNG CÁC PHƯƠNG TIỆN NGHE NHÌN
* BẢNG VIẾT
Tôi thích bảng đen hơn bảng trắng, vì lý do thân thiện với môi trường. Bảng trắng đòi phải có những bút ‘marker’ vốn dùng hoá chất và không tốt cho môi trường. Chúng cũng đắt tiền hơn phấn. Bút ‘marker’ dễ hoá khô và nhiều khi phải vứt bỏ sớm. Thật rất khó chịu cho bạn khi cây bút bỗng dưng không ra mực hay bắt đầu kêu rít rít trên mặt bảng. Hơn nữa, bảng trắng thường sớm bị ố bởi những vết bẩn do nét mực để lại. Vì thế, có lẽ chúng chỉ tốt để làm bảng thông cáo mà thôi.
Tấm bảng đen truyền thống rất ích dụng. Phấn thì tương đối vô hại và giá lại rẻ. Một số người không thích phấn vì nó làm bẩn tay và vấy bụi trên áo quần. Tuy nhiên, so với việc làm ô nhiễm môi trường thì nó vẫn tốt hơn.
Có nhiều qui tắc để sử dụng bảng đen cách hiệu quả. Tôi sẽ nêu ra 7 điểm. Đa số những điểm này cũng được áp dụng cả cho bảng trắng nữa.
Bảy “Điều Răn” Để Dùng Bảng Viết:
- Ngoài phấn trắng, hãy dùng phấn màu nữa, ít nhất là để gạch đít hay nhấn mạnh.
- Các con chữ phải đủ lớn để những người ở hàng ghế sau cùng có thể đọc được.
- Viết rõ ràng và bằng những câu ngắn. Nói chung, hãy viết đầy đủ các từ. Chỉ dùng dạng viết tắt theo qui ước chung mà ai cũng nhận ra.
- Đừng nói với tấm bảng. Đây là một lỗi thường xảy ra cho nhiều diễn giả. Khi nói, bạn hãy nhìn người nghe.
- Đừng nói và viết cùng lúc. Cử toạ sẽ lúng túng không biết nên lắng nghe bạn nói hay là nên đọc những gì bạn viết.
- Đừng đứng ở chỗ tách đôi tấm bảng. Hãy đứng một bên khi bạn hướng chỉ bất cứ từ nào đã được viết ra. Đưa tay đến gần bảng khi bạn chỉ, ngay cả khi bạn có cầm một chiếc que.
- Khi xoá những từ đã viết trên bảng, hãy xoá sạch hoàn toàn, để mọi người không bị chia trí bởi những vết còn sót rải rác trên bảng.
Khi bạn đã có ý định dùng bảng, thì hãy dùng chứ đừng nấn ná lâu quá. Tôi từng trông thấy nhiều diễn giả cầm viên phấn lên nhưng rồi sau nhiều phút vẫn chưa thấy cái gì trên bảng cả. Họ bước lại chỗ tấm bảng như thể để viết gì đó, nhưng rồi quay lại và nói tiếp… Tôi chắc rằng thính giả sẽ thầm tự hỏi: “Khi nào thì ông ấy sẽ viết lên bảng đây nhỉ?” Như vậy thì thật là bất tiện.
* BỘ TRANH MINH HOẠ
Bộ tranh minh hoạ là một hình thức truyền thông rất gần gũi. Nó được dùng sát gần, hầu như mặt đối mặt. Bạn phải ý tứ khi sử dụng các loạt tranh minh hoạ. Tốt nhất là chỉ dùng khi số người tham dự không nhiều, tối đa là 20. Dùng bộ tranh minh hoạ cho các cử toạ đông đảo thì những người ở phía sau không thể nhìn thấy rõ.
Bộ tranh minh hoạ thường kể một câu chuyện bằng các bức tranh nối tiếp nhau, trong hình thức như xấp lịch tháng của chúng ta vậy. Chẳng hạn, Các Nguyên Nhân Sốt Rét hay Tầm Quan Trọng Của Việc Nuôi Con Bằng Sữa Mẹ… là những ‘câu chuyện’ có thể dùng bộ tranh để minh hoạ. Câu chuyện được giới thiệu bằng cả hình ảnh và bản văn. Mỗi hình không nên quá rườm rà chi tiết. Các chữ phải đủ lớn để đọc; các hình hay biểu đồ phải đủ rõ và có sử dụng màu sắc. Thường thì hình ảnh phải ưu tiên hơn bản văn. Câu chuyện được ‘kể’ bằng khoảng 7 hình ảnh lần lượt nối tiếp nhau.
Hai vấn đề thường xảy ra khi dùng các bộ tranh minh hoạ. Hoặc là số lượng tranh quá nhiều, hoặc là diễn giả dừng lại ở bức tranh nào đó quá lâu. Điều này sẽ làm cho cử toạ hoang mang. Họ tự hỏi khi nào bạn sẽ lật sang tranh kế tiếp…
* BĂNG CÁT-XÉT VÀ ĐĨA CD
Cần phải dán nhãn trên các băng và đĩa để khỏi lẫn lộn. Và cũng phòng tránh trường hợp dán nhầm nhãn, để rồi nhãn nói một đàng nội dung của băng đĩa đi một nẻo. Nếu là băng cát-xét, bạn phải cho chạy tới chỗ mình cần trước. Máy cát-xét cũng phải được kiểm tra kỹ trước. Đầu CD cũng vậy. Chất lượng đĩa CD cũng phải được kiểm tra. Có lần tôi đã không coi trước kỹ, đến khi sử dụng thì gặp phải chuyện dở khóc dở cười.
* ĐÈN CHIẾU
Một hệ thống đèn chiếu cần một đèn chiếu, những tấm phim in mang nội dung trình bày, và một màn ảnh trắng. Có người sử dụng một đèn pin điện tử để chỉ trỏ, thuyết minh – xem ra rất tiện lợi. Nhiều người cũng có một bút ‘marker’ để khi cần thì viết lên các tấm phim khi trình chiếu. Đèn chiếu rất thuận lợi cho các cuộc họp hội đồng cũng như trong các phòng lab. Nó cũng rất hữu ích trong các lớp học và các hội trường. Trong một hội nghị, bạn có thể tự làm cho mình các tấm phim trình bày tóm lược bản báo cáo của bạn, để giới thiệu cho mọi người. Làm như vậy sẽ tốt hơn là chỉ báo cáo suông bằng miệng.
Sau đây là một số điều bạn cần nhớ khi sử dụng công cụ này.
NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM …
- Hãy bắt đầu bằng việc cho chiếu tựa đề và một bố cục chung. Điều này cũng sẽ cho thấy rằng phần trình bày sẽ không quá dài.
- Khi bạn bắt đầu trình bày, hãy dùng một tờ giấy hay một tấm bìa cứng che tấm phim và hé mở ra lần lượt các thông tin. Điều này sẽ giúp kiểm soát tiến độ và giúp cử toạ tập trung chú ý. Hãy cẩn thận để đừng dùng quá nhiều thời gian cho chỉ một điểm nào đó.
- Hãy nhìn người nghe mà nói chứ đừng nhìn vào màn hình.
- Bảo đảm rằng ánh sáng trong phòng thích hợp để mọi người có thể nhìn rõ bạn. Nếu đèn chiếu đủ công suất, không cần phải tắt hết đèn trong phòng. Một số diễn giả tắt đèn chiếu mỗi khi muốn tạm dừng để nói với cử toạ – nhưng làm vậy có thể gây nhiễu cho mắt và phần trình bày sẽ kém mạch lạc.
- Hãy dùng màu sắc cho các tấm phim.
- Sử dụng các câu ngắn gọn thay vì những câu dài dòng (trên các tấm phim).
NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM…
- Tránh dùng cỡ chữ nhỏ trên các tấm phim. Chữ phải đủ lớn để có thể đọc được từ khoảng cách 10 mét – nghĩa là từ cuối phòng lớp.
- Tránh đi qua đi lại làm che luồng ánh sáng của đèn chiếu. Làm thế cử toạ sẽ khó chịu.
- Tránh dồn nhét quá nhiều thông tin vào chỉ một tấm phim.
- Hãy trông chừng tấm phim khi đang chiếu. Trong khi bạn nói, tấm phim có thể bị di dịch vị trí (do nhiệt hoặc do gió) và lệch đi. Như thế sẽ phiền phức cho người xem. Để tránh điều này, tôi thường dùng một vật nặng chặn trên tấm phim đang sử dụng.
- Đừng dùng quá nhiều tấm phim cho chỉ một phần trình bày. Bạn có thể phân thành những phần nhỏ hơn, với những chỗ tạm dừng được xen vào. Đối với mỗi chủ đề, nên dùng khoảng từ 7 đến 10 tấm phim là vừa. Tuy nhiên, đôi khi chỉ 5 tấm phim cũng ngốn của bạn cả tiếng đồng hồ đấy. Vấn đề không phải là số lượng tấm phim cho bằng là cách bạn chuyển tuần tự đều đều từ tấm phim này sang tấm phim khác. Không nên mất hơn 5 phút cho một tấm phim.
- Đừng nói trong khi bạn đang đổi tấm phim.
Hãy nhớ kiểm tra mọi thứ trước buổi nói chuyện. Tôi đã từng bị kẹt nhiều lần. Một lần bóng đèn bị vỡ và không có sẵn bóng đèn thay thế. Lần khác không đủ dây điện kéo tới ổ cắm. Tệ hại nhất là có lần tôi đã mang nhầm những tấm phim đến với buổi nói chuyện!
Thêm nữa, tất cả các tấm phim phải được xếp đúng thứ tự và được để trong tầm tay khi bạn nói chuyện. Tôi đã từng thấy những diễn giả vừa loay hoay tìm một tấm phim vừa lảm nhảm những lời như “Tôi muốn giới thiệu với các bạn cái này …” hay “Chắc nó nằm ở đâu đây thôi” hay “Có lẽ tôi bỏ quên nó trong xe rồi, dù sao…” Tình hình như vậy thì thật là phiền cho thính giả.
* VIDEO
Hãy chuẩn bị mọi thứ cẩn thận. Bảo đảm rằng bạn mang đúng những băng, đĩa cần dùng. Máy truyền hình phải được chuyển qua kênh video. Bạn kiểm tra các đầu VCD/DVD xem chúng có chạy tốt không. Kiểm tra thiết bị điều khiển từ xa (remote control). Bạn nên cho chạy thử. Và mọi sự phải được làm trước khi cử toạ bước vào phòng để nghe bạn nói chuyện.
* TRÌNH BÀY BẰNG POWERPOINT
Để sử dụng hệ thống này, bạn cần một máy tính (để bàn hoặc xách tay) và một máy chiếu LCD. Các máy xách tay loại mới có sẵn đầu VCD/DVD trong đó. Bạn cũng có thể nối một đèn chiếu hay một camera vào máy chiếu LCD và máy tính. Đó quả thực là một hệ thống truyền thông đa năng. Hệ thống mới này đã trở thành vô cùng lợi hại cho các diễn giả. Không giống như các tấm phim dùng đèn chiếu, ở đây bạn có thể thường xuyên hiệu chỉnh nội dung trình bày của bạn bằng cách sửa chữa và cập nhật dữ liệu trong máy tính của bạn. Bạn cũng có thể làm cho hình ảnh chuyển động. Nói chung, PowerPoint có nhiều khả năng to lớn mà các tấm phim dùng đèn chiếu không thể có được. Khi đã làm xong một tấm phim, bạn không thể xoá nó; bạn chỉ có thể làm một tấm phim khác thôi.
Nhưng PowerPoint cũng dễ bị lạm dụng. Hãy nhớ rằng bạn đang nói chuyện. Một số người thực hiện những trình bày PowerPoint quá công phu, tỉ mỉ và quá dài. Nhưng như vậy có thể quá mức cần thiết và có thể làm lấn át thông điệp chính của bài nói chuyện.
Quá nhiều hình ảnh, quá nhiều kỹ xảo trên bản văn hay trên âm thanh… đều là những điều nên tránh. Bạn hãy thực hiện một trình bày PowerPoint tương đối đơn giản thôi.
Một lần nữa, phần trình bày PowerPoint phải ăn khớp với bài nói chuyện và thực sự hỗ trợ cho bài nói chuyện. Nó không được lấn át bài nói chuyện.
