1.Văn Phòng Hành Chánh
Gồm các thư ký phụ trách một số công việc khác nhau, điện thoại viên, tùy phái trong Tòa Viện Trưởng, phụ tá các hoạt động hành chánh cho Viện Trưởng. Viện Trưởng có một Phó Viện Trưởng công tác. Một Tổng Thư ký đôn đốc mọi việc hành chánh và một sống công việc do Viện Trưởng uỷ nhiệm trong văn phòng Viện. Lần luợt có các Phó Viện Trưởng Nguyễn Hòa Nhã làm việc dưới thời LM Nguyễn Văn Lập, và ông Trần Quang Diệu làm Tổng Thư Ký. Đến thời kỳ Linh Mục Lê Văn Lý làm Viện Trưởng thì có LM Hoàng Quốc Trương làm Phó Viện Trưởng nhưng không có chức vụ Tổng Thư Ký. Năm 1972, Lm Viện Trưởng bố trí GS Đỗ Hữu Nghiêm làm Phụ Tá Hành Chánh[48] cho Viện Trưởng trông coi việc hành chánh[49].
Tòa nhà hành chánh (Hòa Lạc) Viện Đại Học Đà Lạt gồm các ông Phan Phát Tường, Nguyễn Viết Khai, Nguyễn Hữu Tình, Nguyễn Đức Hảo.
Hầu hết các nhân viên kế thừa từ nhiệm kỳ của LM Viện Trưởng tiền nhiệm Nguyễn Văn Lập. Một vài vấn đề khó khăn tự nhiên trong giai đoạn chuyển tiếp nhiệm kỳ giữa Viện Trưởng mới và cũ về tâm lý của những người cùng cộng tác nhưng chưa hiểu nhau rõ và chưa hòa đồng được ngay. Có những khó khăn do trình độ đào tạo, địa phương của một số người. Nhưng cách xử dụng người theo tinh thần bác ái nhân bản không thể một sớm một chiều làm thay đổi tất cả. Nhưng rồi mọi việc vẫn diễn tiến êm xuôi ít ra trước mắt cho đến ngày 30/3/1975 ở vùng Đà Lạt
2. Phòng Liên Lạc tại Sàigòn: Viện có một Văn Phòng Liên Lạc tại Thương xá Tax ở Sàigòn, do Ông Đỗ Văn Thành phụ trách chung vào giai đoạn năm 1971-1974.
Một trong những hoạt động chính yếu của Phòng Liên Lạc là chuẩn bị việc đưa rước các giáo sư đi Đà Lạt để dậy học và đưa các vị đó về lại Sài gòn. Phòng Liên Lạc mua vé máy bay cho các giáo sư nào muốn đi đường hàng không hay điều chuyển xe chuyên chở các giáo sư nào muốn đi lại bằng đường bộ.
Văn phòng này lúc đầu đầu được đặt tại số 262 Trương Minh Giảng Sàigòn 3. Nhân sự gồm một Trưởng Phòng với một vài thư ký và tài xế. Khi Ban Cao Học CTKD được thiết lập tại Sàigòn và khai giảng ngày 11/1/1969 tại Lầu II, Tòa Nhà Thư Quán Xuân Thu và Trường Taberd. Sau đó Cơ sở trường chuyển sang Lầu II, Thương Xá Tax, đường Nguyễn Huệ Sàigòn 1 thì Văn Phòng này cũng chuyển theo.